Exel függvények

Táblázatkezelés

Exel függvények

A 30 legfontosabb Excel függvény felsorolása

forrás: https://exceltitok.hu/excel-fuggveny/ (2020. 03. 06)

Alap függvények: SZUM (SUM), ÁTLAG (AVERAGE), MIN (MIN) MAX (MAX), DARAB (COUNT), DARAB2 (COUNTA), DARABÜRES (COUNTBLANK)

Logikai és kereső Excel függvények: HA (IF), ÉS (AND), VAGY (OR), FKERES (VLOOKUP)

Összesítő és kerekítő Excel függvények: SZUMHA (SUMIF), SZUMHATÖBB (SUMIFS), DARABTELI (COUNTIF), DARABHATÖBB (COUNTIFS), KEREKÍTÉS (ROUND), KEREK.FEL (ROUNDUP), KEREK.LE (ROUNDDOWN), PADLÓ (FLOOR), PLAFON (CEILING)

Szöveges és dátum Excel függvények: ÖSSZEFŰZ (CONCATENATE), BAL (LEFT), KÖZÉP (MID), JOBB (RIGHT), AZONOS (EXACT), DÁTUM (DATE), ÉV (YEAR), HÓNAP (MONTH), NAP (DAY), MA (TODAY)

Alap Excel függvények

Az alap összesítések, statisztikák. Tegyük fel, hogy vállalkozó vagy, és vannak ügyfeleid, mi érdekel: hány ügyfél van, mennyi bevételt hoztak, átlagosan egy ügyfél mennyit költött (kosárérték), és milyen értékek között mozognak a vásárlások.

De ugyanezek a statisztikák érdekesek egy osztály esetén is: hány tanuló van, mi az átlagos tanulmányi eredmény, például a vizsgán elért pontszámok (az összeg itt kevésbé érdekes), és milyen értékek között mozognak a pontok.

1. SZUM (SUM)

Szum (a menün AutoSzum szerepel) függvény összesíti a kijelölt tartományon belüli értékeket – jellemzően sorokat vagy oszlopokat. Akár egymástól távoli cellák is kijelölhetőek a Ctrl segítségével (a képletben pontosvessző jelöli). Példák:

=SZUM(A2:A25)
=SZUM(A5:D80)
=SZUM(A:A)
=SZUM(A2:A25;E2:E25)

2. ÁTLAG (AVERAGE)

Az ÁTLAG függvény nagyon hasonló SZUM függvényhez, viszont a végösszeg helyett az egyes elemek átlagát számolja ki. Az üres cellákat és szövegeket figyelmen kívül hagyja. Ha átlagot számolsz, gondold át, hogy nullát írsz a cellába, vagy üresen hagyod.

Példák:

=ÁTLAG(A2:A25)
=ÁTLAG(A5:D80)
=ÁTLAG(A:A)
=ÁTLAG(A2:A25;E2:E25)

3. MIN (MIN), 4. MAX (MAX)

A Minumum, Maximum függvény is nagyon hasonló a SZUM, ÁTLAG függvényekhez. Megmondja, hogy a bemeneti értékek közül melyik a legalacsonyabb, illetve a legmagasabb szám. Itt is megadhatsz cellákat, oszlopot, akár többet is és egymástól távolabb lévőt is. Pl:

=MIN(A2:D15)
=MAX(A2:A25;E2:E25)

5. DARAB (COUNT), 6. DARAB2 (COUNTA), 7. DARABÜRES (COUNTBLANK)

A három függvény hasonlóan működik: a függvény beírása után jelöld ki a megszámolni kívánt cellákat.

  • A DARAB függvény csak a számokat számolja meg.
  • Ha a szövegeket is (azaz a nem üres cellákat) szeretnéd megszámolni, használd a DARAB2 függvényt.
  • Ha csak az üres cellákat szeretnéd megszámolni, akkor használd a DARABÜRES függvényt.

Például megtudhatod, hány tranzakció / ügyfél / jelentkező stb. van a listádban, vagy hányan válaszoltak / nem válaszoltak egy adott kérdésre.
=DARAB(A:A)
=DARAB2(A2:A25;E2:E25)
=DARABÜRES(A2:A25)

A 14-15-ös pontban 2 további, feltételes darab függvényt is megismerhetsz.

Logikai és kereső Excel függvények

8. HA (IF)

Megvizsgál egy összehasonlítást, és ettől függően írja ki az eredményt. Például jelzi, ha nagyobb terület szükséges, mint amennyi megvan. Vagy a laptop vásárlóknak jár 20% kedvezmény

= HA (A2 > B2; “További terület”;”Terület rendben”)
= HA (D2=”laptop”; E2*0,8;E2)

Az informatika érettségi kapcsán bővebben is írtam a HA és a DARABTELI (14.) függvényről.

9. ÉS (AND), 10. VAGY (OR)

Gyakran halmozni kell a feltételeket, ilyenkor meg kell mondani, hogy mi a közöttük lévő kapcsolat.

Ha például a B oszlopban szerepel az életkor, és a D oszlopban a férfi/nő adat, akkor az 50 év feletti nők:

=ÉS(B2>50;D2=”nő”)

Ha azokat az ügyfeleket keresed, akik legalább 5x vásároltak (C oszlop), vagy minimum 100.000 Ft értékben (E oszlop), akkor:

=VAGY(C2>=5;E2>=100000)

Önmagában IGAZ/HAMIS eredményt ad ki. (A logikai műveletekről bővebben itt olvashatsz.) Ha ezt szertnéd másra “lecserélni”, akkor építs köré egy HA függvényt, pl:

=HA(VAGY(C2>=5;E2>=100000);”VIP”;”átlag”)

11. FKERES (VLOOKUP)

Az FKERES már egy bonyolultabb függvény, érdemes alaposabban megismerni. A lényege, hogy egy listából kikeres egy konkrét adatot, például adott készülékhez kikeresi a fogyasztását, vagy egy ajtó típushoz a pontos méretet.

= FKERES (E2; A:B; 2; 0)

Itt találsz bővebb leírást és egy mintapéldát az FKERES-ről.

Az Excel Tankönyvben 104 függvényt gyűjtöttem össze, ha szeretnél többet tudni az Excelről és a függvényekről, szeretnéd, ha kéznél lenne egy praktikus (formátumú és tartalmú) könyv, akkor rendeld meg.

Összesítő és kerekítő Excel függvények

12. SZUMHA (SUMIF), 13. SZUMHATÖBB (SUMIFS)

Ugyanúgy összesít, mint a SZUM függvény, de csak akkor, ha az értékek megfelelnek bizonyos feltételeknek – például a 0-nál nagyobb, vagy a 100 és 200 közé eső számokat összesíti.

Több feltétel esetén a SZUMHATÖBB függvényt használd.

= SZUMHA (A1: A7; “> 0”)
= SZUMHATÖBB (A1: A7; A1: A7; “> 100”; A1: A7; “<200”)

Ugyanígy meg tudod mondani, hogy mennyit költöttek nálad a női vagy a férfi vásárlóid – feltételezve, hogy olyan oszlopod, amiben szerepel a férfi/nő adat. Vagy kiszámíthatod, hogy mennyit költöttek a női vásárlóid egy-egy konkrét termékre.

14. DARABTELI (COUNTIF), 15. DARABHATÖBB (COUNTIFS)

Azokat a tételeket számolja meg, amelyek megfelelnek a kritériumnak. (Több feltétel esetén a DARABHATÖBB függvényt válaszd.)

Például hány 20 évnél fiatalabb ügyfeled van, és hány 20-30 év közötti, ha az A oszlopban szerepel az életkor?

= DARABTELI (A2: A80; “< 20”)
= DARABHATÖBB (A2: A80; “>= 20”; A2: A80; “<= 30”)

Hány nő van az ügyfeleid között? Ha például a D oszlopban szerepel a férfi/nő adat, akkor:

=DARABTELI(D:D;”nő”)

Ha csak a 20 év alatti nőket keresed?

= DARABHATÖBB (A2: A80; “< 20″; D2:D80;”nő”)

Ugyanígy megszámolhatod a negatív számokat (például banki tranzakciókat).

16. KEREKÍTÉS (ROUND), 17. KEREK.FEL (ROUNDUP), 18. KEREK.LE (ROUNDDOWN)

Megadott számú számjegyre kerekít egy számot a matematika szabályai alapján. Létezik csak felfelé és csak lefelé kerekítő változata is. (Emlékszel ugye, azokra a matekpéldákra, mikor az volt a kérdés, hogy hány X literes hordóban fér el az Y liter bor. Olyankor például felfelé kell kerekíteni az Y/X litert, különben nem lesz helye a “maradéknak”.)

= KEREKÍTÉS (7,86; 1) eredménye 7,9
= KEREK.FEL (7,23; 0) eredménye 8
= KEREK.LE (8,87; 1) eredménye 8,8

Míg a számformátum csak virtuálisan kerekít, addig a függvényekkel ténylegesen levágod a “felesleges” számjegyeket.

19. PADLÓ (FLOOR) és 20. PLAFON (CEILING)

A megadott számot egy másik szám többszörösére kerekíti, a választott függvény szerint le vagy fel.

= PADLÓ (87; 10) eredménye 80
= PLAFON (107,6; 0,25) eredménye 107,75

Szöveges és dátum Excel függvények

A szöveges és dátum függvények az Excel legegyszerűbb és legkönnyebben megtalálható, megtanulható függvényei, mivel gyakran egy-egy az egyben a “probléma” nevét viselik.

A szöveges függvények “hozzáállása”, hogy a beírt tartalomról karakterekben “gondolkodik”:

 

21. ÖSSZEFŰZ (CONCATENATE)

Használd a ÖSSZEFŰZ függvényt, hogy két cellában lévő szöveget egymás mellé írj. Akár saját szövegeket is beilleszthetsz az elemek közé.

= ÖSSZEFŰZ (B1; “–”; A1)

A szövegösszefűzésről korábban már írtam egy külön cikket.

22. BAL (LEFT), 23. KÖZÉP (MID), 24. JOBB (RIGHT)

A cellában szereplő szövegeket karakterekre bonthatod, és tetszés szerint vehetsz ki az elejéről, közepéről és a végéről karaktereket. Pl. ha adott A2 cellában XTNK6632-120 cikkszám (lásd fenti kép):

Az első 3 karakter, XTN: =BAL(A2;3)
4-6. karakter, K66: =KÖZÉP(A2;4;3)
Utolsó 6 karakter, 32-120: =JOBB(A2;6)

Az utolsó számjegy mindhárom esetben azt adja meg, hogy hány karaktert eredményez a függvény.

25. AZONOS (EXACT)

Az Excel alapvetően nem tesz különbséget a kis- és nagybetű között. Pl. a szűrésnél, keresésnél, és az összehasonlításnál sem (pl. =A2=B2 vagy =D2=”Pécs”) A keresésnél kicsit eldugva van lehetőség beállítani, hogy tegyen különbséget.

Az AZONOS függvény azonban figyelembe veszi a kis- nagybetű különbséget, és csak akkor lesz IGAZ az eredménye, ha pontosan megegyezik minden karakter: =AZONOS(B2;C2)

26. DÁTUM (DATE), 27. ÉV (YEAR), 28. HÓNAP (MONTH), 29. NAP (DAY)

A dátumok sok problémát okoznak, mivel igaziból számok, és például 2019.05.15-e volt 43.600! “Normális” (matematikai) módon nem tudod átváltani egyiket a másikra. Viszont az Excel tudja, és a DÁTUM függvény össze tud tenni 3 számból – külön adod meg az évet, hónapot, napot – egy évszámot:

=DÁTUM(2019;5;15)

Vagy fordítva, egy dátumot (43600) szét tud bontani év-hónap-nap elemekre:

=ÉV(B2) vagy =HÓNAP(B2) vagy =NAP(B2)

Sok ügyviteli rendszer szöveges formátumba exportálja a dátumokat. Azt a Villámkitöltés vagy – mivel karakterek – a szöveges függvények (BAL, KÖZÉP) segítségével lehet feldarabolni, és utána a DÁTUM függvénnyel visszaalakítani dátum függvénnyé. Például ha az M oszlopban szerepel a dátum:

=DÁTUM(BAL(M2;4);KÖZÉP(M2;6;2);KÖZÉP(M2;9;2))

30. MA (TODAY)

Mindig a mai nap értékét írja ki (a rendszeridő alapján), azaz minden nap változik az értéke. Segítségével számolhatod, hogy egy bizonyos naptól – pl. születésnap, fizetési határidő – hány nap telt el, vagy hány nap múlva esedékes. Így naponta frissül az érték. Pl:

=MA()-B2